המצב
עמית הוא עורך דין. הגבייה הייתה נקודת התורפה של המשרד.
כל חודש, אותו סבב ידני. לבדוק מי שילם. לבדוק מי לא. לכתוב תזכורת, ולשלוח אותה. לעקוב אחרי התשובה ביד.
שום דבר לא היה אוטומטי. שום דבר לא ישב במקום אחד. תשלומים נפלו בין הכיסאות. אף אחד לא שם לב עד שהיה מאוחר.
העבודה אכלה שעות בכל חודש. שעות אמיתיות, לא מוגזמות. הזמן הזה היה אמור ללכת לפיתוח המשרד. במקום זה הוא הלך לרדיפה אחרי אותה רשימה, שוב ושוב.
מבנה הפתרון
קודם כל מיפינו את סבב הגבייה. לא את הכלים, את התהליך. מי חייב כסף. מתי יוצאות תזכורות. מה תזכורת צריכה להגיד.
אחר כך בנינו. CRM אישי עוקב אחרי כל יתרה פתוחה ברשימה אחת. תזכורות וואטסאפ יוצאות בלחיצה אחת, ללקוח בודד. או אוטומטית, לכולם, ברגע שהמשרד מאשר את המנה. טלגרם דוחף את המשרד לפי לוח הזמנים שלו. שום דבר לא מחכה לזה שמישהו יזכור לבדוק.
ההעצמה הגיעה אחרונה. עמית לא היה צריך פלטפורמה חדשה. הוא היה צריך מערכת שמתאימה לאיך שהוא כבר עובד. כזו שמזכירה לו מתי הגיע הזמן לפעול.
התוצאה: תהליך חודשי מסודר, לא בהלה ידנית. עמית חוסך עשרות שעות בחודש. הוא מרוויח יותר, כי גבייה כבר לא נופלת בין הכיסאות. יש שקט נפשי, ויש מקום לפתח את המשרד.